Consejo PROLIM: 5 técnicas para ser más productivo en el trabajo.
Artículo compartido por la Asociación Mexicana en Dirección de Recursos Humanos (AMEDIRH, AC: www.amedirh.com.mx) PROLIM es miembro afiliado a esta asociación desde 2017.
1. CREA UNA CHECKLIST DE TUS OBJETIVOS DIARIOS
En muchas ocasiones el no tener unos objetivos claros puede ser motivo de procrastinación (posponer y retrasar tareas) y además puede hacernos perder el horizonte e impedirnos priorizar que tareas son más importantes y cuáles lo son menos.
El tener una Checklist diaria o listado de objetivos tiene muchos beneficios comprobados. Es muy recomendable que todas las mañanas, antes de comenzar con la primera tarea del día construyas tu listado de objetivos y tareas para ese día. Cada vez que recibas el encargo de una nueva tarea o trabajo tendrás que añadirla en la lista y cada vez que completes una tarea o trabajo, tendrás que tacharla de la lista.
Beneficios:
• Te ayudará a no olvidar ninguna tarea.
• Te motivará a seguir tachando tareas realizadas y ver cómo completas tus objetivos.
• Te servirá para tener una visión global del día y te permitirá priorizar las tareas más importantes.
• Sabrás en todo momento qué tienes que hacer.
• Podrás comprobar al final del día cuál ha sido tu efectividad, que te ha atascado y cómo podrías mejorarlo al día siguiente.
Hay muchas maneras de crear una Checklist, puedes hacerlo usando simplemente un papel y una pluma o con una aplicación gratuita como Trello (https://trello.com/) Esta segunda opción es más avanzada y tiene muchas más posibilidades pero puedes tardar un poco más en aprender a utilizarla.
2. OLVÍDATE DEL MULTI-TASKING (MULTI-TAREA)
Hay algunos estudios que demuestran que los hombres a diferencia de las mujeres no somos capaces de realizar más de una actividad de manera simultánea. Incluso a algunos, en algunas ocasiones nos cuesta mantener la concentración para realizar una única tarea. De todos modos el Multi-tasking o Multi-tarea no está recomendado ni para los hombres ni para las mujeres.
El Multi-tasking en el trabajo es una panacea, lo que hacemos realmente no es realizar dos tareas al mismo tiempo sino ir cambiando entre tareas. Este efecto llamado task-switching puede llegar a “comerse” un 40% del tiempo productivo de una persona.
Cambiar de tarea nos obliga a cambiar de chip de nuestras cabezas y a tener que cambiar el modo de trabajo, perdiendo la concentración, el foco y un tiempo muy valioso.
Para combatir el Multi-tasking lo mejor es seguir una sencilla regla: “NO comiences una tarea hasta que no hayas terminado (y tachado de la lista) la anterior”.
3. ORGANIZA TUS DESCANSOS
Una importante actividad que mejorará tu productividad es la organización de descansos y pausas. Herramientas cómo la técnica pomodoro te ayudarán a establecer periodos de trabajo seguidos de pequeñas pausas.
Las ventajas de estos pequeños descansos son varias. En primer lugar te ayudarán a concentrarte y a trabajar más motivado, además ayudarán a tu cuerpo a estirarse y evitar demasiadas horas sentado, también te permitirán descansar y preservar tu vista.
Puedes aprovechar estos descansos para levantarte, beber agua, hacer unos estiramientos y pensar en cosas que tienes que hacer fuera del trabajo. Una interesante Aplicación de celular gratuita para gestionar descansos es Break Time.
4. EVITA ABRIR CONSTANTEMENTE TU EMAIL
Este punto está directamente relacionado con el del Multi-tasking. Mientras estamos trabajando en una tarea concreta solemos abrir el email para comprobar nuestro inbox. En muchas ocasiones este está vacío y volvemos rápidamente a la tarea que estábamos realizando, pero en otras ocasiones recibimos un mail que nos obliga a cambiar de tarea y nos hace perder completamente el foco.
Es recomendable establecer unas determinadas franjas horarias dedicadas a la consulta de emails, de este modo no perderemos la concentración en ningún momento. Recuerda que cuando consultes los emails debes añadir las nuevas tareas a tu Checklist. Si estas tareas cuestan menos de dos minutos de realizar, es mejor que no las apuntes y que las hagas directamente.
5. OLVÍDATE DE TU TELÉFONO MÓVIL
A medida que los Smartphone van ganando funcionalidades provocan cada vez más distracciones, estas distracciones en forma de WhatsApp, Facebook Messenger o Instagram nos hacen perder la concentración y un valioso tiempo de trabajo.
Olvídate de que tienes un teléfono móvil durante tus periodos de trabajo y consúltalo únicamente durante tus breaks. Este es sin duda uno de los consejos más difíciles de seguir, pero sin lugar a dudas uno de los más efectivos.
Conoce más sobre consejos prácticos para administrar tu tiempo escribiendo a: contacto@prolim.mx
Reciban un cordial saludo.
Atentamente,